为了防止会计数据的丢失和损坏，会计数据的备份就成了一项非常重要的，必须经常进行的例行性基础工作。会计数据的备份一般可分为日备份和月备份。日备份属于安全性备份。在实践中日备份常用的一种备份方法是所谓“祖父——父亲——儿子”方法。这种方法同时保存三个更新的文件，其中“儿子”文件是*新状态的，它是由当前业务文件更新“父亲”文件产生的；同样，“父亲”文件是当前业务文件更新“祖父”文件而生成的。
这样，如果“儿子”文件被毁或发现有错误，可以采用前推法恢复当前文件，即根据“父亲”文件和“父亲”与“儿子”文件间隔期间的业务文件来重建“儿子”文件。可以看出，这种方式下，备份文件的保存期间是备份周期的三倍。如果每天备份一次，那么一套备份文件只能保存三天。
月备份的会计数据作为会计档案资料保存。确保会计数据备份成功有几个因素。(1)必须使备份成为例行性的工作。许多计算机会计系统的管理员往往认为进行日备份没有必要，这种观点是非常错误的。这是目为计算机会计系统的数据很容易被有意或无意地破坏，如果没有备份，会导致巨大损失(2)需要把备份的会计数据扣管在安全可靠的地方。
备份会计数据的磁盘、磁带也会面临失火、被盗等风险，因此，寻找一个安全的地方来保存备份的磁盘、磁带等是必要的。(3)要不断地为备份做好记录。在开始备份前，准备一个可登记；个循环的记录作为备份日志，记录备份执行的日期、备份设备名、备份磁盘或磁带的位置，并在日志中签上备份人员的姓名。
会计数据的备份方法主要有：(1)使用计算机会计系统的备份功能进行备份绝大部分的会计软件都有会计数据的备份功能，利用会计软件的数据备份功能可以将计算机硬盘上的凭证、科目、账簿数据拷贝到软盘或磁带上予以保存。(2)软盘全盘备份(即副本)软盘全盘备份是将已备份到软盘上的会计数据再复制一份。
①使用DISKCOPY命令进行软盘备份。使用DISKCOPY命令可以备份含有隐含文件的软盘，并且备份之前，新盘可以不格式化，但它不能复制加密盘或有拷贝保护的软盘，而且不能对硬盘使用该命令。另外，它拷贝的过程是按扇区进行的，所以，两张盘是完全一样的内容，因此，会导致引导病毒的传染。
②使用COPY命令进行软盘备份。使用COPY命令不能拷贝隐含的会计数据文件。所以，包含隐含会计数据的软盘，要先解除隐含属性，再拷贝，并且新盘先要格式化。COPY是按文件一个一个拷贝到新盘上的，所以不会复制BOOT区的内容，即不会传染引导型病毒。
COPY命令也不能复制加密盘和拷贝保护的软盘。③使用PCTOOLS、HD—COPY等软件工具进行备份。(3)硬盘备份①使用DOS系统的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以将指定目录下的所有数据文件或一部分数据文件备份到软盘上，也可以将指定日期以后的数据文件备份到软盘上。
用BACKUP命令进行备份时应注意：有些常驻内存程序与BACKUP相抵触，当进行备份时，好不要安装常驻内存程序，在备份结束时，应检查有没有备份到备份盘上。②使用Windows95或Windows98中的备份工具。Windows95或Windows98提供了专门的备份工具，使用它可以很方便地完成硬盘的备份工作。
备份时，可以选择备份整个系统或所有的会计数据文件，也可以备份部分会计数据文件，在备份时，可以选择是否要执行压缩。磁盘上存放的会计数据很容易被破坏。导致磁盘信息被破坏的因素很多，按其破坏形式可分为物理性损坏和逻辑性损坏。物理性损坏导致磁盘报废，或部分介质不可用。
逻辑性损坏对存储介质没有破坏，只有存储在其上的会计数据丢失。为了降低计算机会计信息失真的风险，当存放会计数据的磁盘出现物理性损坏或逻辑性损坏时应尽量采取措施恢复会计数据。下面讨论恢复的对策。(1)磁盘物理性损坏的恢复即使在非常好的环境下使用磁盘，也会因读写磨损造成物理性损坏，甚至导致整盘报废。
磁盘*容易磨损或划伤的是磁道，因为无论读什么文件，均要读取文件分配表和根目录区中的信息。此外，则是磁盘数据区中的某一磁道被划伤磁盘。磁道一旦物理性损坏，一般来说，存储在其上的会计数据很难恢复。但有时也可用工具软件NDD(NORTONDISKDOCTOR)修复软盘0磁道划伤。
当对数据区中的文件进行读写操作时，如果出现类似"GENERAI-FAILURE”、“SECTORNOTFORND"、“UNRECVER—ABLEWRITE／READDRRORONDRIVEXTRACKXX，S1DESX等这类提示信息，则说明出现了格式化后新出现的坏扇区。
如果需要保留全部的可以保留的数据，则可使用DOS命令RECOVER恢复含坏扇区的文件。该命令可恢复文本文件和数据文件。(2)磁盘逻辑性损坏的恢复逻辑性损坏的特点是磁盘介质完好无损，只是所存储的会计数据被破坏。会计数提被损坏可分为*性和逻辑性的。
所谓*性损坏，则表明会计数据已造成原文件*性损坏。例如，同文件名复盖造成原文件*性损坏。所谓逻辑性损坏，则表明会计数据并没有真正抹去，仍存在于磁性介质上，只是抹去了表示某一存在的指针。例如，使用DOS中DEL或REASE所删除的文件、文件复盖、格式化、计算机病毒的破坏等。
造成磁盘逻辑性损坏的常见原因有：文件删除、FAT表混乱、根目录被删除等。①防止磁盘上存储的会计数据*性损坏的措施a．防止非法格式化。非法格式往往是由于误用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以采用隐藏FDRMAT命令的方法来防止。方法之一是在系统中不装FORMAT命令。
优点是只要设有新的系统软件的环境，就可防止格式化。缺点是用户进行磁盘格式化不方便，但也可以通过使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等软件来实现格式化的目的。方法之二是既要保证使用方便，又要防止非法格式化。可通过把FORMAT、COM文件更名为用户自己知道的格式，一般命令格式输入格式命令FORMAT时，则系统不运行，只有输入更名后的命令时，才真正运行。
方法之三是建立一个FORMAT．BAT批处理文件，把FORMAT．BAT更名隐藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能对软件进行格式化，不能对硬盘进行格式化。B．防止磁盘会计数据文件被删除、修改、复盖。方法之一是用DOS或Windows95把文件设置为只读。
例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS文件设置为只读，可用命令TTRIN *．DBF设置为只读属性，是防止文件无意被DOS命令删除、更名或覆盖的较好方法，然而设置为只读的文件可用PCTOOLS等工具软件更名、删除。方法之二是通过对文件名和子目录名的加密防止文件被非法删除。
例如，使用不可识别的半个汉字作为子目录名，但仍可用PCTOOLS更名来破译。②磁盘上存储的会计数据被损坏后的恢复a．使用备份恢复。方法之一是利用会计软件提供的恢复功能将备份的文件恢复到硬盘上。方法之二是使用COPY命令恢复该备份的原文件。例如，当硬盘中某一文件被损坏时，则可以从备份软盘把该文件重新拷贝到硬盘中。
方法之三是用RESTORE命令恢复用BACKUP备份的文件。b．使用RECOVER命令恢复根目录区中的内容。当根目录区受损时，则无法用DOS命令列出文件目录。一般情况下，由于FAT表有两个一样的备份，即使坏了一个FAT表，也可以使用另一FAT表。
因此，当目录无法列出，则可用RECOVER命令来恢复。例如，把待恢复的盘插入B驱动器，键人RECOVERB：，则在B盘根目录中建立FLLEnnnn．REC这类文件，对FLLEnnnn．REC这类文件使用PCTOOLS进行检查，使用RENAME命令把这些恢复文件进行更名。
c．恢复被误删除的文件。在用户作了RORMAT或DELETE的错误操作时，只要及时运用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回错误，防止被误格式化或被误删除所造成的会计数据丢失。隐含属性，再拷贝，并且新盘先要格式化。COPY是按文件一个一个拷贝到新盘上的，所以不会复制BOOT区的内容，即不会传染引导型病毒。
COPY命令也不能复制加密盘和拷贝保护的软盘。③使用PCTOOLS、HD—COPY等软件工具进行备份。(3)硬盘备份①使用DOS系统的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以将指定目录下的所有数据文件或一部分数据文件备份到软盘上，也可以将指定日期以后的数据文件备份到软盘上。
用BACKUP命令进行备份时应注意：有些常驻内存程序与BACKUP相抵触，当进行备份时，好不要安装常驻内存程序，在备份结束时，应检查有没有备份到备份盘上。②使用Windows95或Windows98中的备份工具。Windows95或Windows98提供了专门的备份工具，使用它可以很方便地完成硬盘的备份工作。
备份时，可以选择备份整个系统或所有的会计数据文件，也可以备份部分会计数据文件，在备份时，可以选择是否要执行压缩。